距离2023第五届中国(马鞍山)互联网大会结束刚好一周,这一周我们完成了大会工作方案复盘,将所有会议资料进行了归档保存,为活动方案智能化设计打下了基础,清算了各方面费用,完成了所有工作的善后,对大会工作中表现优异的百助人给予了嘉奖,至此,大会工作算是圆满完成了。从会前一个月成立专项工作组至今,刚好40天的时间,期间值得留念的故事不少。会议结束后,大家都反馈不错,有大佬说让我们成立一个专门的会务部门,承接大厂的会务工作,如果真有这样的机会,我们自然也不排斥,因为我确实觉得我们的会务工作是有核心竞争力的。还有更多的人在问,我们这帮业余选手,到底是怎么做到办成这样一场大规模高质量的会议的,在这里我就分享一下吧,也全当是自己思路的一次复盘梳理了。
此次是第五届互联网大会,我很喜欢5这个数字,一方面,5是马鞍山的区号,马鞍山人的号码往往有很多5,比如15555555555、13855555555这类顶奢的号码,均诞生于这里。可能是从小见5见的多,见到5就会想到马鞍山,所以就逐渐喜欢上了这个数字。另一方面,5在阿拉伯数字中处于中位,我自幼接受中华民族传统儒家文化的教育,儒家讲求中庸,任何事过犹不及,要找到合适的平衡点往往是成败的关键,我狭义的认为阿拉伯数字中5最符合中庸之道,所以也就偏爱三分了。既然是喜欢的数字,那自然得认真对待,所以早在一个月前,我便亲自组建了大会筹备组,开启了第五届互联网大会的征程。
筹备主要是两项工作,一项是嘉宾邀请。此次,我牵头组建了邀约工作组,客户、合作伙伴、新阶层同学、长江商学院同学、互联网行业的老朋友、家乡的互联网人……最终来了230余位嘉宾,70%是企业一号位,即总经理及以上级别。如此多的好友能够不远千里来到马鞍山这座四线小城,我感激不已。加上政府邀请的嘉宾,外地来的嘉宾人数超过300人,这直接导致8日上午400座的会场座无虚席,很多朋友只能站着听完整场会议,实在惭愧,马鞍山最大最好的会场也就只有这么大的承载能力了。
另一项工作就是嘉宾服务。都是大佬、好友,大家不远千里来到这里,我们必须力争考虑到所有细节,做好一切安排,让大家有流连忘返、宾至如归之感。要想做好嘉宾服务,编写出一份完善的活动方案是重中之重,为此,我们详细规划了四天的行程,按场景划分了:接客(接站/接机)、住宿、餐饮、会场台下、台上、节目、娱乐(KTV、翠林、德州)、寻美、送客9个场景工作组,为了让工作组把场景工作考虑充分,我们又组建了引导、物品、车辆、宣传四个辅助工作组,在本周的复盘中,我们还增加了财务辅助工作组,我们要求每个场景组都要从全面考虑各辅助组的工作内容,进行方案编写。场景组和辅助组均任命了组长和组员,同一个环节的具体工作至少有场景组组长和辅助组组长两人两遍进行思考对比,力争做到不漏任何事项。所有工作组活动方案最终全部汇总于我,我通盘考虑,完成整理后,最终形成了一份近1000条执行事项的《2023互联网大会工作手册(正式版)》。各工作组经过一至三场不同频次的彩排后,执行当天,所有工作人员严格按照工作手册中自己负责的事项执行,执行完成后必须在工作群内反馈,我的搭档周慧担任执行总负责人,负责督促和验收所有的执行反馈,确保这1000条执行事项全部执行到位。应该说,经过这一系列的操作,最终收到了不错的效果。当然,活动还远未达到完美,复盘时,我们还是能够发现很多不足,大体可以总结为以下两点:
1、很多外部单位的对接还存在遗漏疏忽,现场的随机应变能力也显得不足,比如:酒店的空调温度问题、上餐速度问题、住宿房间数、自助餐券数不足问题、KTV的套餐问题等。这些都是我们工作经验不足所造成的,前项沟通不够到位,方案编写不够细致,导致执行时存在明显漏洞。
2、下午会场的人数明显少于上午,这也是我们工作的疏忽,上午因为领导云集,嘉宾、观众来的也比较齐全,这直接导致了会场的爆满,但是下午由于只有我们邀请的嘉宾,且部分上午已完成分享的嘉宾,下午没有再来,导致会场显得人数就不那么多了,我们没有提前预想到,应该提前号召各商协会会员单位、马鞍山市内各互联网从业人员来参加下午场的会议。实质上,上午的内容主要是几个大厂的大模型分享,而下午则是AI在各行业中的应用,于马鞍山的企业而言,下午场的内容会更有启发,更有实操性,意义更大。但由于我的疏忽,浪费了此次大家绝佳的学习会,这自然成为了我此次大会最为愧疚的事情。
一件事情的促成,需要天时地利人和。
先说天时:办会的前一周,马鞍山的温度降到了0度,办会那几天,晴空万里,温度升到了20度,嘉宾们一走,温度又立即来到了0度,昨晚甚至下起了鹅毛大雪,温度已经全面进入零下。这样神奇的安排,我只能认为是上天真心希望马鞍山把数字经济发展好吧。
再说地利:马鞍山虽是四线小城,但是我们的地理位置并不偏僻,此次无论是飞机、高铁、开车,所有嘉宾都是如期而至,没有一例意外,如此顺利,也是超出了我的预期。
最后重点说说人和:疫情之后,百业凋零,所有人都面临着经济下行带来的压力,互联网人也不例外,大家迫切希望通过交流,寻求突破,互联网大会无疑给大家带来了希望,得到了众多业内大佬的倾力支持。时隔五年,再开互联网大会,中央、省市区各级领导都给予了高度的重视与支持。会议当天,既有中央统战部的贺信,又有省委多部门领导的莅临,全市四套班子领导及所有部门负责人均悉数到场,领导们均认真听完了所有的主题分享内容,这样大力度的支持,放在全国也实属罕见。客观上来说,马鞍山目前的数字经济发展还存在明显不足,在这样的背景之下,领导们用身体力行表明了态度,让我们深为感动,也让我们不得不快马加鞭,加倍奋进,拿出更快更好的答卷。当然,我们很有信心做到,这源于此次到访的数百名业内大佬。大会结束后,我们立即在全公司调集精英团队,效仿成功办会的经验,火线成立业务专项工作组。接下来,我们所有的精力就是梳理业务,提升产品,加大与各方的合作,扩大业务规模,务必在短期内就能带来数据上的突破性提高,力争把马鞍山的数字经济水平拉上一个新台阶,看我们的行动。
我和团队中的每一位小伙伴说,人生需要经历,经历才是阅历,阅历才能增长我们的认知,认知决定财富与地位。40天持续工作到凌晨,没有周末,连续奋战,最终为各方更为自己呈现出了这场盛会。我们有付出,但是我们的回报更大,这场盛会将深深地刻在我们的记忆里。他将会成为百助发展史上一次不朽的丰碑,也已成为马鞍山历史上一次荣耀的时刻,而我们在座的每一个人都是这份荣耀的缔造者、亲历者、践行者,对于我们每一个人来说,这场盛会,都将成为我们这一生值得津津乐道的谈资。
谢谢你们,谢谢每一位关心百助的人,谢谢每一位支持马鞍山的人,谢谢。